雙桃精化K/3 ERP實施經驗介紹
青島雙桃精細化工集團有限公司（以下簡稱雙桃）是中國染料行業(yè)的大型骨干企業(yè)，于1999年改制成立的，前身是始建于1919年的青島染料廠。
為了迅速適應加入WTO以后新的市場形勢，使企業(yè)管理模式與國際管理模式接軌，縮短新產品的研發(fā)周期，降低產品成本，提高工作效率，提高企業(yè)的整體效益和核心競爭力，雙桃在2002年初著手實施K/3 ERP。
作為金蝶公司派出的項目經理，和我們的兩名實施顧問一起，做了一年雙桃人。在過去這一年多的時間里，雙桃的領導、項目組成員和業(yè)務骨干們齊心合力一步步把這個項目做到今天這樣的效果，作為一個老企業(yè)、國有企業(yè)，雙桃人在實施中的主動性、敢冒風險勇?lián)熑蔚木窳钗疫@個“顧問”非常感動。
在這里我想談一談和雙桃合作之初對整個項目所做的優(yōu)劣勢分析；實施中又是怎樣通過產品應用方案來滿足企業(yè)實際需要的；再介紹一下我們所使用的實施方法和確定的實施策略；最后對實施中的經驗教訓做一個簡單的介紹。
一、合作之初的優(yōu)劣勢分析
我們首先分析的是行業(yè)特點和企業(yè)管理上的難點，看看實施ERP是否能夠解決。然后分析了企業(yè)現(xiàn)狀，找出ERP實施中可以利用的因素。
當時分析的行業(yè)特點和管理難點包括：
1、產品規(guī)格種類多。在雙桃標準的產品介紹中有“七大類100多個品種”，如果整理成ERP可用的品種，那還要根據(jù)含量百分比、質量標準、包裝狀況等各項因素進行更詳細的區(qū)分；
2、物料存儲形態(tài)多樣，很多液態(tài)原料保存在車間，管理難度大；
3、原材料和產成品計量都有工業(yè)量、折百量之分，生產儲運過程中的投放量、產出量計量都有些難度；
4、批次品質顏色均有不同，嚴格要求批次管理；
5、手動生產環(huán)節(jié)的不良控制方式會導致批次之間品質、收率的大幅變動，要求對生產任務、工序、成本的嚴格控制。
6、內銷面向庫存生產，外銷面向訂單生產；
7、老的工作流程不夠順暢，經手的簽字人多，責任不夠明確；
8、員工年齡偏大，計算機基礎知識少。
我們雙方也根據(jù)掌握的情況分析了這個項目實施的優(yōu)勢所在：
1、一把手重視，親自率隊考察客戶，積極接受培訓，并從外部聘請專家擔當項目經理；
2、項目經理有豐富的管理經驗，精通ERP理論與實踐知識，曾經在其他大型國企成功主持了ERP系統(tǒng)的實施工作；
3、項目組以各部門負責人和業(yè)務骨干為主，要求全力保障項目，在項目與日常經營工作沖突時優(yōu)先解決項目問題。
4、員工精神面貌。員工信任領導班子，對企業(yè)有自豪感，有為企業(yè)奉獻付出的精神。
5、管理傳統(tǒng)。多年積累的管理經驗。
6、我方高層也非常重視，副總裁、實施總監(jiān)高度關注，保證發(fā)現(xiàn)問題能夠及時解決；7、 我方實施團隊�，F(xiàn)場的實施顧問團隊中包括分公司副總經理，分公司實施部經理等業(yè)務骨干，應用深層的問題直接咨詢總部相應的顧問。
二、產品應用情況
我們看看雙桃ERP系統(tǒng)采用的模塊，這些模塊又是如何解決我們在前面講過的那些問題的。
1、銷售部分。銷售是企業(yè)經營的龍頭，雙桃的銷售面向全國，有直接用戶也又代理商，在銷售系統(tǒng)中還有異地倉庫的管理問題。系統(tǒng)通過銷售模塊解決接受訂單、開具發(fā)票、通知倉庫發(fā)貨、產品流向分析、銷售業(yè)績統(tǒng)計等問題；通過應收模塊解決貨款回收、回款預計、客戶信用分析、回款業(yè)績統(tǒng)計、壞賬管理等問題；通過倉存模塊的應用解決異地倉庫管理、即時庫存查詢等問題。
2、生產部分。生產管理是ERP實施中的難點，好在雙桃的配方和工藝管理基礎都相當好，原來手工的生產統(tǒng)計也非常到位，實施中更多的是讓大家了解ERP的工作原理和新的工作要求。系統(tǒng)通過計劃模塊管理配方、測算能力需求、安排主生產計劃，并進行物料需求計劃的計算，落實各車間的生產任務和投料情況；通過車間管理模塊解決生產任務單的進度匯報，按工序進行質量檢驗與生產匯報，成品質檢和完工入庫手續(xù)等問題。
3、成本管理。這是雙桃ERP項目的一個亮點，通過成本模塊的應用，不但解決了基本的成本核算，還完成了標準成本的管理體系。系統(tǒng)中使用分步法進行成本核算，滿足流程型生產企業(yè)的特點。通過標準成本管理功能，完成差異分析，使企業(yè)可以及時得到各類成本差異（如料工費）中數(shù)量、價格的影響因素。系統(tǒng)還做了一些成本性態(tài)分析、成本預測等方面的工作。
4、供應部分。ERP的主要功能之一就是降低企業(yè)在采購、倉儲環(huán)節(jié)的資金占用。我們通過計劃模塊的MRP計算自動生成采購計劃；通過采購模塊來發(fā)出采購訂單、通知倉庫收貨、通知質檢部門檢驗、確認采購發(fā)票、進行價格與供貨情況的分析；通過應付模塊解決貨款支付、付款預測和信用分析等問題。
5、質檢部分。通過質檢功能的應用，為每種原料、中間體、產成品制定了質檢方案，對外購入庫、成品入庫、工序交接都要記錄其質量狀況，通過質檢報表查詢，可以對供應商、工作中心進行質量分析。
6、倉儲部分：這也是一個與銷售、生產、采購、財務都緊密相關的核心部分。我們通過倉存模塊解決出入庫、盤點、調撥的操作，進行最高最低存量控制、批號與保質期控制、配套管理、庫齡管理、日均用量、訂貨批量、虛倉管理等方面的處理；通過存貨核算模塊解決材料入庫出庫成本計算、相關明細帳表生成、與財務部分的接口問題。
7、財務管理部分。雙桃是個歷史悠久的國營企業(yè)，老賬多、成本核算復雜，對財務部份要求非常高。早在94、95年就曾經實施過財務軟件，但失敗了，也給財務部門造成了一定的心理壓力。因此，這次實施ERP，財務和其他部門集成應用也是我們的工作重點之一。我們通過總賬、報表、現(xiàn)金流量表等幾個模塊解決基本賬證表的問題；通過應收款、應付款兩個模塊解決信用管理、信用核算、回款付款預測等管理內容。還使用了工資、固定資產、現(xiàn)金、財務分析等模塊解決相應的功能。
三、實施方法與實施策略
項目涉及的人多、部門多、職能多、功能多、模塊多；同時，項目中培訓、人員組織、數(shù)據(jù)整理等各項工作又有很多頭緒。方法和策略當然不可少，通常我們把如何安排并執(zhí)行實施中的各項任務看作“方法”，把實施中孰先孰后的優(yōu)先級選擇看作是“策略”。
實施方法——金蝶KINGFINGER(金手指)六步實施法。其主要步驟如下：
第一階段：項目組織。這一階段的工作內容主要包括：成立實施組，落實結構、人選和相關職責；召開啟動大會，統(tǒng)一思想；建立項目總體實施計劃。
第二階段：系統(tǒng)培訓。落實培訓對象、培訓內容、培訓計劃，軟硬件系統(tǒng)安裝并組織培訓。值得說明的是，培訓將貫穿于整個實施過程，而這階段的培訓工作相對更多、更重要。
第三階段：系統(tǒng)定義。完成現(xiàn)有系統(tǒng)流程整理，新流程定義，原型測試，新流程確認等工作。
第四階段：數(shù)據(jù)準備。完成物料編碼、靜態(tài)數(shù)據(jù)準備。
第五階段：系統(tǒng)切換。會議室試點、初始化、系統(tǒng)切換、開始使用新系統(tǒng)。
第六階段：運行維護。主要完成企業(yè)ERP管理系統(tǒng)的評價和優(yōu)化工作，如運行檢測；繼續(xù)教育和培訓；實施后評估；
我們采取的實施策略則是：
1、狠抓數(shù)據(jù)管理、強調操作能力；系統(tǒng)層層遞進，應用逐步擴展。
2、由面到點，由易到難，由主到次的實施順序
3、具體實施策略是：第一期完成整個公司的啟動、調研、流程定義（包括絕大部分的財務模塊、采購、銷售、庫存模塊）；第二期完成易出成績、有數(shù)據(jù)對比、緊迫性高的系統(tǒng)（包括成本核算、生產計劃、車間管理）；第三期在上述系統(tǒng)成功運行的基礎上，向縱深擴展（邊完成輔助系統(tǒng)、邊深化細化管理；包括標準成本管理、人力資源管理、財務分析模型等）
四、實施過程與經驗教訓
在雙桃的ERP項目建設過程中，我們積累了一些實施雙方工作的第一手資料，現(xiàn)在選擇我們認為比較重要的經驗和教訓與大家共享：
1、項目組織階段：
除了一把手重視、強有力的實施班子之外，雙桃還從企業(yè)外引進自己的專家顧問做實施的重要角色，既有實施ERP的經驗和能力，又有企業(yè)內部人的責任感，他們成為雙桃ERP建設的骨干，雙桃也就成了ERP建設的主人。
召開聲勢浩大的項目啟動大會。除企業(yè)內部人員參加外，政府領導、金蝶高層也參加了會議，在整個企業(yè)造成開弓沒有回頭箭的聲勢，充分顯示了信心與決心。
嚴肅項目計劃，對成員、編碼、切換時間等要素做深入討論。
2、系統(tǒng)培訓階段
隨時安排環(huán)境進行培訓。培訓需要環(huán)境，一般的企業(yè)沒有非常獨立、完整的培訓條件。隨著實施計劃，邊買邊培訓、培訓完再投入應用，如此循環(huán)。
督促企業(yè)內部的基礎培訓。
抓住時機組織系統(tǒng)管理員培訓。系統(tǒng)管理員職責非常重要，但實施中容易被忽略，他的培訓也不是聽課能聽來的，從一開始就把工作壓給他，做了就記住了，做了就等于培訓了。
3、系統(tǒng)定義
面對挑戰(zhàn)，敢于變革現(xiàn)有流程。ERP不能跟著手工走，有習慣問題、有利益問題，不能不考慮，也不能全考慮。在這個環(huán)節(jié)中，一把手、項目經理的作用非常明顯。
及時溝通，清晰傳遞未來流程。流程定義完了，要一次又一次的培訓，把流程貫徹下去。不但要講新流程，還要及時關閉舊的流程，讓舊的工作方式運轉不下去。
全面考慮，搞好流程配套工具。新的流程要配合新的單據(jù)、新的報表，如何用、何時用、印刷好還是直接打印，都需要提前準備。
4、數(shù)據(jù)準備
對基礎數(shù)據(jù)編碼、分類的引導。每個企業(yè)原來都有可能有各種編碼和分類，雙桃也不例外。但原來的體系是針對部門應用的，新的系統(tǒng)可能需要統(tǒng)一起來，就需要適當?shù)囊龑�，太繁瑣不利于輸入和記憶，太簡單不利于分類和查詢�?BR> 對期初值要仔細核對、大膽決斷。如果企業(yè)原來的實物、各個部門的數(shù)據(jù)能夠完全一致，ERP也就沒那么重要了，但是規(guī)范準確是逐步完成的，希望通過一次盤點、一次對賬解決所有問題也是不可能的。精確到什么程度？誤差如何處理？需要有決心和魄力。
5、系統(tǒng)切換
除了初始數(shù)據(jù)，還有很多要準備的。這個階段的核心問題是完成初始化啟動系統(tǒng)運行。剛才提到單據(jù)和報表，盤點方案、數(shù)據(jù)調整方案、培訓等等都要到位。
坦誠相見，和用戶一起解決問題；及時反饋，馬上培訓，穩(wěn)定軍心。問題總是有的，發(fā)現(xiàn)問題如何處理？馬上通知相關人員，積極落實解決辦法，而且一定要讓用戶參與到解決問題的隊伍中來。
6、運行維護
雙方都要繼續(xù)投入精力，持續(xù)貫徹理念并推動應用向縱深發(fā)展。
慎重的選擇時機進行版本升級，雙桃從最初安裝到現(xiàn)在一年多的時間里，K/3ERP小版本先后發(fā)布兩次，我們都及時安排了升級以便讓大家用到最新的功能，但沒有影響企業(yè)的正常工作。
實施到了這個階段，大家的勁將松未松之時，請專家為系統(tǒng)進行評價。應用好的地方給以肯定，給大家以信心和新的希望；應用還存在問題的地方，及時改正。（完）
附件：與會專家經過一個上午聽取企業(yè)K/3 ERP項目實施的工作匯報、技術匯報、系統(tǒng)運行匯報和現(xiàn)場勘察，對雙桃精細K/3ERP項目做出了如下的評價：
1、提供的鑒定驗收材料齊全完整、統(tǒng)一，數(shù)據(jù)可靠，可以作為鑒定驗收依據(jù)。
2、項目列入青島市重點技術創(chuàng)新項目計劃（2002年第一批）。按照總體規(guī)劃、分部實施的方針，采用金蝶公司《金手指六步實施方法》，對項目組織、系統(tǒng)培訓、系統(tǒng)定義、數(shù)據(jù)準備、系統(tǒng)切換、運行維護的每一步驟，進行了認真準備和實施。實現(xiàn)了內容全面、速度快捷、質量上乘、成本降低的目標。
3、項目從開始實施，企業(yè)領導親自掛帥，銷售、生產、采購、質檢、財務等部門積極參與，利用系統(tǒng)提供的數(shù)字信息，為企業(yè)管理和經營決策提供支持。企業(yè)經營者和管理者已經成為信息化主體。
4、項目構建的信息網絡環(huán)境性能可靠。通過數(shù)據(jù)服務器、文件服務器和光纖中心，實現(xiàn)了企業(yè)內部信息集成；通過WEB服務器實現(xiàn)了內部信息與因特網的集成。采用防火墻及防病毒軟件，為企業(yè)信息化安全運行提供了保障。
5、項目成功實施了金蝶K/3 ERP系統(tǒng)和金蝶OA系統(tǒng)，實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成，信息化縮短了產品的開發(fā)周期，提高了質量控制水平、降低了成本、加強了生產計劃控制、提高了資源利用效果和市場反應能力。
6、項目實施中狠抓了“自己的業(yè)務自己做”和“即時處理業(yè)務”，確保了系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息準確、及時、完整，充分利用系統(tǒng)報表對經營過程、經濟責任進行控制和考核。尤其在標準成本控制、費用預算控制、質量工序過程控制和銷售預測分析方面有創(chuàng)新性應用。項目還培養(yǎng)了一大批懂現(xiàn)代管理和信息技術的復合型人才。
7、項目計劃總投資200萬元，實際總投資240萬元，其中青島市政府信息化帶動工業(yè)化補助資金30萬元用于部分硬件和軟件的購置，其中形成固定資產實現(xiàn)投資130萬元。項目完成投入運行后，新產品開發(fā)周期縮短一半以上，開發(fā)費用降低6%，會計報表編制期由13天縮短為3天，同時部分崗位的人員得到精減。今年上半年，新產品的上市品種較去年同期增長75%，新產品占銷售收入的比重同比增加12%，企業(yè)增加銷售收入1235萬元，增加經濟效益290萬元。
8、專家一致認為該項目規(guī)劃合理，采用的技術先進實用，結合企業(yè)業(yè)務流程再造，實現(xiàn)了企業(yè)信息化的預期目標，經濟效益和社會效益顯著，企業(yè)在該項目實施過程中創(chuàng)造的經驗具有示范和推廣價值，其綜合應用效果達到國內先進水平，同意通過鑒定和驗收。
9、建議企業(yè)按照整體規(guī)劃、分步實施的原則，進一步完善企業(yè)信息化的其他環(huán)節(jié)。
經過鑒定，專家組成員們普遍認為青島雙桃精細化工（集團）與金蝶軟件共同合作的金蝶K/3 ERP系統(tǒng)與雙桃精細的業(yè)務流程結合良好，運行正常并開始逐步發(fā)揮經濟效益，達到了實施前的目標,具有在制造業(yè)信息化過程中推廣的價值。
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